Theo điểm c khoản 2 Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 quy định “Phải xoá, huỷ dữ liệu cá nhân của người lao động khi chấm dứt hợp đồng, trừ trường hợp theo thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định khác.”
Có thể thấy, doanh nghiệp phải xoá dữ liệu cá nhân của người lao động đã nghỉ việc, nhưng không phải xoá toàn bộ dữ liệu. Mục tiêu của quy định này là để bảo vệ quyền đối với thông tin của người lao động, ngăn chặn việc dữ liệu bị lạm dụng, rò rỉ hoặc sử dụng sai mục đích. Bởi nếu thông tin của một nhân viên cũ bị rò rỉ, doanh nghiệp có thể bị nghi ngờ về việc buôn bán thông tin người lao động, đồng thời phải đối mặt với thiệt hại về uy tín trước đối tác và thị trường.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần hiểu rằng việc xoá dữ liệu bắt buộc với những thông tin không còn mục đích xử lý, không thuộc diện phải lưu trữ theo quy định của pháp luật khác và không cần tiếp tục sử dụng cho việc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần nắm rõ phạm vi dữ liệu phải xoá và trong những trường hợp nào doanh nghiệp có quyền từ chối yêu cầu xoá dữ liệu cá nhân của người lao động.
Thứ nhất, đối với những hồ sơ, tài liệu kế toán cần được lưu trữ. Cụ thể, những hồ sơ mang dữ liệu cá nhân nằm trong tài liệu kế toán như: hồ sơ nhân sự cơ bản, hợp đồng lao động, bảng lương, phiếu lương, thưởng, phụ cấp, … cần phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán – thuế. Về thời hạn lưu trữ những tài liệu này ít nhất 05 năm đối với tài liệu không trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính và ít nhất 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
Thứ hai, đối với hồ sơ bảo hiểm xã hội. Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024 quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động phải xuất trình, cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời thông tin, tài liệu liên quan đến việc đóng, hưởng bảo hiểm xã hội theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Việc lưu trữ thông tin về bảo hiểm xã hội giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu, chốt sổ BHXH, giải quyết các tranh chấp lao động, tranh chấp về thời gian đóng BHXH, tránh các rủi ro khi bị thanh tra lao động.
Thứ ba, đối với các hồ sơ lao động khác. Theo quy định của Bộ luật Lao động năm 2019, thời hiệu yêu cầu Tòa án giải quyết tranh chấp lao động cá nhân là 01 năm kể từ ngày phát hiện ra hành vi mà bên tranh chấp cho rằng quyền và lợi ích hợp pháp của mình bị vi phạm. Như vậy, ngoài hồ sơ kế toán - thuế, hồ sơ BHXH, doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ của người lao động trong quá trình làm việc ít nhất 01 năm kể từ thời điểm chấm dứt HĐLĐ.
Bên cạnh đó, khoản 2 Điều 5 nghị định 356/2025 cũng quy định doanh nghiệp có nghĩa vụ:
+ Phản hồi yêu cầu xoá dữ liệu cá nhân trong thời hạn 02 ngày làm việc, cung cấp đầy đủ cho người lao động về thủ tục xoá, và
+ Thực hiện xoá trong thời hạn 20 ngày. Trong trường hợp cần yêu cầu bên thứ ba cung cấp, xoá, hạn chế xử lý dữ liệu thì thực hiện trong thời hạn 30 ngày.
Như vậy, khi chấm dứt Hợp đồng lao động với người lao động, doanh nghiệp nên phổ biến đầy đủ đến người lao động về phạm vi lưu trữ dữ liệu cá nhân của người lao động, mục đích sử dụng, đồng thời cần xây dựng hệ thống thông tin dữ liệu nhân sự thành nhiều tầng, được bóc tách rõ ràng, đảm bảo có thể phân tách nhóm thông tin nhanh chóng, phục vụ việc xoá, tiêu huỷ dữ liệu cá nhân không được phép lưu trữ hoặc khi có yêu cầu xoá phù hợp với quy định về thời hạn trong quy định mới.
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của Luật Vì Chân Lý Themis gửi tới quý khách hàng. Mong rằng nội dung trên sẽ giúp ích được cho quý khách hàng. Nếu quý khách hàng còn vướng mắc cần giải đáp vui lòng liên hệ cho Luật Vì Chân Lý Themis theo thông tin dưới đây.
-ĐH-
MỌI THẮC MẮC KHÁCH HÀNG VUI LÒNG LIÊN HỆ TỚI
FB: LUATTHANHDAT
ZALO: 03.2518.2518
CS1: PHÒNG 201, SỐ 170 TRẦN DUY HƯNG, P.YÊN HOÀ, TP HÀ NỘI
CS2: PHÒNG 1936, TÒA HH4C, KĐT LINH ĐÀM, PHƯỜNG HOÀNG LIỆT, HÀ NỘI