1. Rào cản đối với hộ kinh doanh
1.1. Chi phí đầu tư ban đầu
Một trong những trở ngại đầu tiên khiến nhiều hộ kinh doanh e ngại khi triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là chi phí đầu tư ban đầu, đặc biệt là đối với các hộ buôn bán nhỏ lẻ. Các khoản chi phí thường bao gồm:
- Chi phí mua thiết bị để phát hành hóa đơn điện tử:
+ Các thiết bị cần mua bao gồm máy tính tiền hoặc máy POS: Chi phí dao động 3.000.000đ – 10.000.000đ tùy loại và tính năng
+ Máy in: 1.000.000đ – 3.000.000đ.
+ Nhiều hộ đang dùng máy tính thường hoặc ghi tay, nên phải mua mới hoàn toàn.
- Chi phí mua phần mềm bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử: 0 – 3.000.000/năm (Một số phần mềm miễn phí nhưng giới hạn tính năng)
- Chi phí mua phần mềm hóa đơn điện tử: 300.000 – 1.000.000/năm, tùy vào gói dịch vụ hóa đơn điện tử và số lượng hóa đơn.
- Chi phí thiết bị khác (máy quét mã vạch, két đựng tiền): 500.000đ - 1.000.000đ.
- Chi phí nâng cấp hệ thống máy tính tiền hiện có để đảm bảo tương thích và kết nối được với hệ thống hóa đơn điện tử theo quy định của cơ quan thuế.
- Chi phí đào tạo nhân sự để làm quen và sử dụng thành thạo các thiết bị mới, phần mềm bán hàng và quy trình xuất hóa đơn điện tử.
- Chi phí đồng bộ phần mềm tại các điểm bán nhằm đảm bảo tất cả máy tính tiền trong toàn hệ thống (đặc biệt với chuỗi cửa hàng, siêu thị) đều có thể xuất hóa đơn điện tử một cách thống nhất và hiệu quả.
- …
1.2. Thiếu kiến thức về công nghệ
Thiếu kiến thức về công nghệ cũng là rào cản lớn đối với nhiều hộ kinh doanh truyền thống. Phần đông chủ cửa hàng quen thao tác thủ công, chưa từng tiếp xúc với phần mềm quản lý bán hàng hay quy trình lập hóa đơn điện tử, nên dễ bỡ ngỡ khi phải cài đặt, cấu hình và vận hành hệ thống mới.
Việc chuyển từ ghi chép thủ công sang quy trình điện tử đòi hỏi thời gian tiếp xúc, làm quen, đồng thời vẫn phải duy trì hoạt động buôn bán hằng ngày. Ngoài ra, nỗi lo thao tác sai, xuất nhầm hóa đơn hoặc mất dữ liệu càng khiến hộ kinh doanh e ngại tiếp cận giải pháp công nghệ mới, dù đây là xu hướng tất yếu và đã được quy định bắt buộc.
1.3. Khó khăn về mặt kỹ thuật, hạ tầng công nghệ
Bên cạnh yếu tố con người, nhiều hộ kinh doanh còn gặp trở ngại do hạn chế về hạ tầng kỹ thuật và điều kiện công nghệ:
- Thiết bị cũ, lỗi thời: Hệ thống thiết bị của hộ kinh doanh, đặc biệt là các hộ nhỏ lẻ phần lớn là máy tính cũ, điện thoại đời thấp hoặc không có máy in hóa đơn, dẫn đến không thể đáp ứng yêu cầu kỹ thuật của hệ thống hóa đơn điện tử.
- Kết nối internet không ổn định: Đặc biệt là đối với các hộ kinh doanh tại các khu vực vùng sâu, vùng xa hoặc tại các mô hình chợ truyền thống, đường truyền mạng yếu khiến việc truyền dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế bị gián đoạn, ảnh hưởng đến quá trình bán hàng. Vấn đề đầu tư hệ thống đường truyền Internet cũng chưa thực sự được chú trọng đối với nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ, nên đây vẫn là rào cản đáng kể khi áp dụng HĐĐT từ máy tính tiền.
- Hạn chế về nhân sự hỗ trợ kỹ thuật: Khác với doanh nghiệp lớn, hộ kinh doanh nhỏ thường không có đội ngũ nhân viên IT riêng, nên khi gặp lỗi phần mềm hoặc thiết bị, họ phải tự xử lý hoặc chờ bên cung cấp dịch vụ hỗ trợ, gây mất thời gian và gián đoạn hoạt động kinh doanh.
- Khó khăn khi tích hợp với phần mềm bán hàng: Một số phần mềm bán hàng không tương thích với hệ thống hóa đơn điện tử. Để triển khai hệ thống hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, hộ kinh doanh buộc phải thay đổi hoặc nâng cấp hệ thống, phát sinh thêm chi phí và công sức.
1.4. Thiếu hiểu biết về quy định pháp luật liên quan
Một rào cản không nhỏ đối với hộ kinh doanh khi triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là thiếu hiểu biết về quy định pháp luật liên quan. Nhiều hộ kinh doanh chưa nắm rõ:
- Đối tượng bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, và thời hạn thực hiện là khi nào.
- Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử ra sao, cần liên hệ cơ quan thuế hay nhà cung cấp dịch vụ.
- Những lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
- Trách nhiệm lưu trữ, tra cứu và báo cáo hóa đơn theo đúng quy định của cơ quan quản lý thuế.
- Chế tài xử phạt: không xuất hóa đơn đúng thời điểm, lập sai thông tin hoặc không gửi dữ liệu hóa đơn đúng hạn.
Việc không nắm rõ các quy định khiến nhiều hộ kinh doanh cảm thấy lo lắng, sợ vi phạm mà không biết cách xử lý. Điều này dẫn đến tâm lý e dè, trì hoãn việc chuyển đổi dù đã có yêu cầu bắt buộc từ cơ quan thuế.
1.5. Thiếu hỗ trợ, hướng dẫn trực tiếp
Nhiều hộ kinh doanh gặp khó khăn vì thiếu sự hướng dẫn trực tiếp từ cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ. Phần lớn các tài liệu hoặc hướng dẫn đều được tìm kiếm qua mạng. Khi phát sinh lỗi, hộ kinh doanh thường không biết liên hệ ai để xử lý dẫn đến lúng túng, chậm triển khai hoặc e ngại áp dụng hóa đơn điện tử.
1.6. Các khó khăn khác
Một số khó khăn khác mà hộ kinh doanh thường gặp khi triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền:
- Tâm lý ngại thay đổi: Nhiều hộ đã quen với làm thủ công, sổ sách đơn giản, nên e ngại chuyển sang quy trình mới phức tạp hơn.
- Hạn chế về bảo mật thông tin: khiến nhiều hộ lo ngại rò rỉ dữ liệu kinh doanh hoặc thông tin khách hàng.
- Khó khăn trong việc đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống: khiến báo cáo tài chính và quản lý hàng tồn kho không chính xác.
2. Giải pháp khắc phục đối với hộ kinh doanh
Để hỗ trợ hộ kinh doanh trong việc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền một cách hiệu quả, các giải pháp khắc phục các rào cản trên có thể kể tới:
2.1. Hỗ trợ hộ kinh doanh tiếp xúc, nâng cao kiến thức về công nghệ
- Tổ chức các khóa đào tạo, hướng dẫn cơ bản về cách sử dụng phần mềm và thiết bị điện tử.
- Cung cấp tài liệu hướng dẫn bằng hình ảnh, video dễ hiểu, phù hợp với người ít tiếp xúc công nghệ.
2.2. Nâng cấp hạ tầng kỹ thuật
- Hỗ trợ nâng cấp thiết bị hoặc đề xuất giải pháp công nghệ phù hợp với điều kiện thực tế (ví dụ dùng thiết bị di động có kết nối mạng ổn định).
- Tăng cường phát triển các phần mềm, ứng dụng có thể chạy mượt trên thiết bị cấu hình thấp.
2.3. Trang bị kiến thức về quy định pháp lý
- Cung cấp thông tin quy định đơn giản, rõ ràng qua nhiều kênh truyền thông khác nhau (SMS, email, hội thảo).
- Hỗ trợ tư vấn pháp lý để giải đáp thắc mắc nhanh chóng cho hộ kinh doanh.
2.4. Hỗ trợ trực tiếp
- Xây dựng đội ngũ tư vấn, hỗ trợ tận nơi cho các hộ kinh doanh khi cần.
- Xây dựng các trung tâm hỗ trợ kỹ thuật gần khu vực đông hộ kinh doanh để dễ dàng tiếp cận.
2.5. Giải pháp truyền thông
- Đẩy mạnh thông điệp: Hóa đơn điện tử giúp tăng uy tín kinh doanh, quản lý hiệu quả, tuân thủ pháp luật.
- Lấy gương các hộ áp dụng thành công để lan tỏa hiệu quả, giảm tâm lý e ngại.
- Kết hợp cơ quan thuế, chính quyền địa phương trong tuyên truyền trực tiếp.
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của Luật Vì Chân Lý Themis gửi tới quý khách hàng. Mong rằng nội dung trên sẽ giúp ích được cho quý khách hàng. Nếu quý khách hàng còn vướng mắc cần giải đáp vui lòng liên hệ cho Luật Vì Chân Lý Themis theo thông tin dưới đây.
-XH-
MỌI THẮC MẮC KHÁCH HÀNG VUI LÒNG LIÊN HỆ TỚI
HOTLINE: 19006196
FB: LUATSUTHANHDAT
ZALO: 03.2518.2518
CS1: PHÒNG 201, SỐ 170 TRẦN DUY HƯNG, P.TRUNG HOÀ, Q.CẦU GIẤY, TP HÀ NỘI
CS2: PHÒNG 1936, TÒA HH4C, KĐT LINH ĐÀM, NGUYỄN HỮU THỌ, HOÀNG MAI, HÀ NỘI